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Management-System, Indizierung, DMS
Archivierung jeder Ablage
Bringen Sie Ihre Akten ins zentrale elektronische Archiv und für alle Sachbearbeiter in den direkten Zugriff.
Normalerweise sollte ein Archiv eine lebendige Ablage darstellen, ein Speicher von vorhandenem Wissen und wichtigen Vorgängen, auf die jeder berechtigte Mitarbeiter schnell zugreifen kann. Doch papierbasierte Archive für Dokumenten-Altbestände haben ihre Tücken. Regalmeterweise finden sich dort Dokumente bis A0, die kaum einheitlich und standardisiert zu organisieren sind. Der Gang dorthin kostet Zeit und Geld, eine Rücksortierung ist nicht immer gewährleistet. Aufgrund des eigenen Anspruchs oder von behördlichen Regelungen werden z.B. die alten Buchhaltungsakten dennoch viele Jahre vorgehalten. Die Archive wachsen und die Suche nach einzelnen Dokumenten dauert immer länger. Erfreulicherweise liegen seit der Einführung des DMS die jüngeren Dokumente elektronisch vor, doch die somit entstandenen uneinheitlichen Medienarchive sind mit hohem Pflegeaufwand verbunden.
Alt oder neu? Die Synergie macht’s.
Mit einer Aktendigitalisierung durch IMR haben Sie alle erdenklichen Optionen. Unsere Services beginnen dort, wo sich Ihre Vertragsunterlagen heute befinden, sogar in Ihrem Archivregal. Überall holen wir Ihre Unterlagen ab, digitalisieren und indizieren sie nach Ihren Vorgaben und stellen sie im gewünschten Format schnittstellengerecht zur weiteren Verarbeitung im Dokumenten-Management-System bereit. Alt- und Neubestände kommen zusammen und ergänzen sich synergetisch. IMR bietet viele Leistungsmerkmale weit über den Standard hinaus: Beispielsweise gewährleisten wir Ihnen die Erfassung der unterschiedlichen, sogar zusammengehefteten Dokumente, in allen Formaten und mit den dazu gehörigen Fotos – jeweils unter Beibehaltung der ursprünglichen Dokumentenreihenfolge. Per OCR-Scantechnik werden alle Textinhalte für die direkte Recherche, z.B. im PDF-Dateiformat, mit Volltext erfasst. Bei Bedarf und für spätere automatisierte Recherchen erhalten Sie die Dokumente zuätzlich individuell indiziert, z.B. mit Aktentyp, Dokumentenart, Scandatum – der Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt. Je mehr Indizes, desto weit reichender können Sie später recherchieren. Am Ende unserer Servicekette bestimmen Sie selbst, ob wir die Akten für Sie zertifiziert vernichten, zurück ins Regal stellen sollen oder ob Sie einen unserer alternativen Wege der Aufbewahrung wählen.
Kostengünstiges Recherchesystem auf DVD
Alternativ erhalten Sie von IMR ein kostengünstiges Recherchesystem auf DVD mit einem Volumen von ca. 80.000 DIN A4-Seiten im Format DIN A4. Mit diesem Archivsystem können Sie kleinere Volumina von ca. 80.000 Seiten je DVD selbst recherchieren und reproduzieren. Die hierauf archivierten und indizierten Dokumente Images lassen sich jederzeit problemlos in andere Archivsysteme migrieren.
Ein Blick lohnt sich.
Sprechen Sie mit uns. Gerne demonstrieren wir Ihnen bei einem Besuch in unserem Rechenzentrum in Kirchheim anhand beispielhafter Unterlagen und der angestrebten Indexwerte, wie eine solche Erfassung und das Ergebnis aussehen könnten. Dieses Angebot ist unverbindlich und kostenfrei. Anschließend erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
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IMR-Aktendigitalisierung
mit kostenlosem Test
Buchhaltung
Statik
Statistik
Wartungsunterlagen
etc., etc.
Aufbewahrungskriterien
Sabanes Oxley Act
EuroSOX
Compliance-Gesetz
Produkthaftung
Sachbearbeiterzugriff
Indizierung bis zum
Einzeldokument
Vorgangsbildung
Dateiformate TIFF G4, JPEG,
PDF,PDF/A, inkl. Volltext,
Farbscan bis DIN A0
mit kostenlosem Test
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